Przywracanie plików w Microsoft Word, Excel i PowerPoint

Zdarzyło ci się, że podczas pracy nad dokumentem, skoroszytem lub prezentacją nastąpiła jakaś awaria programu pakietu Office, która spowodowała jego zamknięcie? Zapomniałeś zapisać plik i boisz się, że twoja praca poszła na marne? Możesz zaradzić takim sytuacjom, korzystając ze specjalnych opcji zawartych w najpopularniejszych programach pakietu Office.

Częste zapisywanie plików to podstawa pracy z aplikacjami. Awaria programu, brak prądu czy rozładowująca się bateria wraz z naszą nieuwagą odnośnie regularnego zachowywania rezultatów naszej pracy mogą doprowadzić do małej tragedii w postaci utraty danych, nad którymi pracowaliśmy.

Twórcy pakietu Microsoft Office poszli użytkownikom na rękę i zaimplementowali w swoich programach opcję autoodzyskiwania danych. Jak sprawić, żeby była aktywna, działała dobrze i pozwalała nam w krytycznych sytuacjach odzyskać owoce naszej pracy? Przeczytaj poniższy poradnik.

Sprawdź opcje zapisywania Worda, Excela, PowerPointa

Na wstępie należy zaznaczyć, że opisywana tutaj procedura jest taka sama dla wszystkich trzech najpopularniejszych programów pakietu Office 2010 – Microsoft Word, Microsoft Excel i Microsoft PowerPoint. W naszym przykładzie posłużymy się pierwszą z wymienionych aplikacji.

W pierwszej kolejności należy sprawdzić, czy opcja autozapisywania jest włączona. Teoretycznie w domyślnej wersji programu zaraz po instalacji funkcja ta jest aktywna, jednak przed przystąpieniem do pracy nad dokumentem warto się upewnić, czy tak naprawdę jest. W tym celu klikamy kartę Plik.

Następnie wybieramy polecenie Opcje.

 

Po przejściu do opcji Zapisywanie interesuje nas grupa Zapisywanie dokumentów. W tym miejscu musimy się upewnić, że jest zaznaczona pozycja Zapisz informacje Autoodzyskiwania co … min. Dzięki temu poleceniu przekazujemy Wordowi informację, żeby automatycznie zapisywał tworzone przez nas pliki co określoną wartość czasu. Domyślnie jest to 10 minut, czas ten możemy ustawić według własnych upodobań. W naszym przykładzie ustawiliśmy automatyczny zapis co dwie minuty.

Druga kluczowa opcja, na którą musimy zwrócić uwagę, to Zachowaj ostatnią wersję zapisaną automatycznie, jeśli program zostanie zamknięty bez zapisywania. Musi być ona zaznaczona, żeby funkcja autoodzyskiwania działała poprawnie. Na koniec można jeszcze ustawić ścieżkę na dysku, w której Word będzie zapisywał pliki autoodzyskiwania.

Po wprowadzeniu podanych ustawień klikamy przycisk OK.

Odzyskiwanie niezapisanych plików

Jeśli z jakiegoś powodu aplikacja pakietu Office została zamknięta, a my nie zdążyliśmy zapisać naszego pliku, to musimy ponownie uruchomić nasz plik (jeśli zapisywaliśmy go wcześniej) lub uruchomić ponownie program, w którym go edytowaliśmy (np. Word).

Po lewej stronie okna aplikacji Office wyświetli się panel z plikami, które zostały automatycznie zapisane przez program. Teraz należy wybrać wersję, która ma najnowszą datę i dwukrotnie ją kliknąć.

Nasz plik zostanie przywrócony z momentu dokonania przez program ostatniego autozapisu.

Przywracanie konkretnej wersji autozapisu pliku w trakcie jego edycji

Włączona opcja autodzyskiwania i zapisywania plików pozwala odtworzyć nam wcześniejsze wersje pliku, nad którym aktualnie pracujemy i który wcześniej choć raz sami zapisaliśmy na dysku. Gdy klikniemy kartę Plik, w sekcji Informacje znajduje się pole Wersje. W tym miejscu możemy prześledzić i przywrócić jedną z wersji pliku, która została autozapisana w trakcie naszej pracy nad dokumentem.

Odzyskiwanie niezapisanego wcześniej pliku

Programy pakietu Office pozwalają także odzyskać te pliki, których jeszcze nie zdążyliśmy zapisać ręcznie. Jeśli po niespodziewanym zamknięciu aplikacji i jej ponownym otwarciu nie wyświetli się nam po lewej stronie panel odzyskiwania plików, to jeszcze nie wszystko stracone. Wówczas takiego pliku możemy poszukać sami. Wystarczy kliknąć kartę Plik i w sekcji Informacje należy wybrać przycisk Zarządzaj wersami. Tam klikamy przycisk Odzyskaj niezapisane dokumenty.

Program Word (a także Excel i PowerPoint) otworzy okno, w którym wyświetlą się autozapisane przez aplikację pliki. Wybieramy interesującą nas pozycję i klikamy przycisk Otwórz. Dzięki temu będziemy mogli kontynuować naszą pracę.

Jak widzisz, opcje autoodzyskiwania i zapisywania plików nie są skomplikowanymi funkcjami aplikacji pakietu Office. Ich aktywacja ogranicza się do włącznie dwóch opcji w ustawieniach wybranego programu. Warto to zrobić, gdyż nigdy nie wiadomo, kiedy któraś z aplikacji odmówi nam posłuszeństwa, a tych kilka kliknięć może zaoszczędzić nam dużo ewentualnej pracy.